Διοργάνωση Συνεδρίων

Printer-friendly versionPDF version

Το γραφείο μας αναλαμβάνει την οργάνωση οποιουδήποτε Συνεδρίου,Ημερίδας,Εκπαιδευτικού Σεμιναρίου,Έκθεσης στην Ελλάδα και στο εξωτερικό.Χάρη στην εμπειρία και στακατάλληλα στελέχη,σας εξασφαλίζει λύσεις τέτοιες που να απολαμβάνουν της εμπιστοσύνης σας.τόσο όσον αφορά τη συνέπεια για την τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων όοσ και στη βέλτιστη αξιοποίηση του budget σας.Το Fastravel & Events καλύπτει όλο το φάσμα των υπηρεσιών που σχετίζονται μετον προγραμματισμό,την προβολή κι την υλοποιηση ενός συνεδρίου.

Η διοργάνωση ενός συνεδρίου επικεντρώνεται στιςακόλουθες υπηρεσίες:

Σχεδιασμός-Προγραμματισμός-Κατάρτιση Συνεδριακού Προυπολογισμου

  • Αναλυτικός Σχεδιασμός του συνεδρίου,σε συνεργασία με την Οργανωτική επιτροπή.Ο υπεύθυνος έργου πραγματοποιεί συχνά ραντεβού με την οργανωτική επιτροπή, σχεδιάζει το πλάνο υλοποίησης παραγωγής με χρονοδιάγραμμα και ενημερώνει για την πορέια του έργου τόσο σε οργανωτικό όσο και σε οικονομικό επίπεδο.

Διαχείριση Συνεδριακού-Εκθεσιακού χώρου

  • Επιλογή και εξασφάλιση κατάλληλου συνεδριακού χώρου

  • Οικονομική και νομική διάχειριση(διάχειριση της κατάστασης προμηθευτών,των συμβολαίων και των τιμολογίων)

  • Προετοιμασία συνεδριακού χώρου και σηματοποίηση του(λάβαρα,πινακίδες σήμανσης κτλ)

  • Οπτικοακουστική υποστήριξη σε όλες τις φάσεις της διοργάνωσης

  • Συστήματα μετάφρασης και διερμηνείας

  • Υπηρεσίες ασφάλειας

  • Τεχνική Υποστήριξη

Επιστημονικές υπηρεσίες-Γραμματειακή Υποστήριξη

  • Σχεδιασμός επιστημονικού προγράμματος σε συνεργασία με την Οργανωτική επιτροπή

  • Διαχείριση αποστολής προσκλήσεων στους ομιλητές

  • On line διαχείριση των παρουσιάσεων του συνεδρίου

  • Προετοιμασία και παραγωγή του Βιβλίου Περιλήψεων

  • Υποστήριξη ομιλητών και συγγραφέων κατα την διάρκεια του συνεδρίου

Υπηρεσίες Εγγραφής Συνεδρίου

  • Διαχείριση δελτίων εγγραφής (μέσω φόρμας On line εγγραφής ή μέσω φαξ ή e-mail)

  • Προετοιμασία διαπιστεύσεων και υλικού συμμετεχόντων

  • Προετοιμασία καταλόγου συμμετεχόντων

  • Διαχείριση εγγραφών κατά την διάρκεια του συνεδρίου

Επικοινωνία & Προβολή-Επιμέλεια και παραγωγή Εντύπου & Ηλεκτρονικού Υλικού

  • Δημιουργία concept επικοινωνίας

  • Σχεδιασμός προωθητικής διαφημιστικής καμπάνιας προσαρμοσμένης σε κάθε συνέδριο

  • Επιλογή κοινωνικής ομάδας-στόχου

  • Επιλογή κατάλληλων μέσων επικοινωνίας

  • Κάλυψη στα έντυπα και ηλεκτρονικά ΜΜΕ

  • Συνέντευξη τύπου-Δελτία τύπου

  • Αποστολή των ανακοικώσεων του συνεδρίου και του φωτογραφικού υλικού σε περιοδικά,εφημερίδες ιδρύματα και παρεμφερείς οργανισμούς

  • Σχεδιασμός και παραγωγή όλου του έντυπου συνεδριακού υλικού(προσκλήσεις,προγράμματα,αφίσες,φάκελοι,φυλλάδια,πανό,κάρτες συμμετοχής,ανακοινλωσεις,πιστοποιητικά παρακολούθησεις,κονκάρδες συμμετεχόντων,παραγωγή διαφημιστικών προιόντων)

  • Σχεδιασμός,κατασκευή και φιλοξενία ιστοσελίδα συνεδρίου

  • Διαφημιστική καμπάνια μέσω email

  • Παραγωγή DVD συνεδρίου

 

Οργάνωση και διαχείριση εκθέσεων:Διοργανώνουμε εκθέσεις είτε ως θεματική προσθήκη σε ένα συνέδριο είτε ως ένα αυτόνομο γεγονός.                  

Οι υπηρεσίες που παρέχουμε είναι:

  • Διαχείριση προ-κράτησης περιπτέρων και αλληλογραφία με τις εταιρείες

  • Επιτόπια διαχείριση των εκθετών

  • Οργάνωσξ και συντονισμός των περιπτέρων και των αιτημάτων των εκθετών

Τουριστικές Υπηρεσίες

  • Υπηρεσίες διαμονής,φιλοξενίας και μεταφοράς

  • Δέσμευση δωματίων σε ένα ή περισσότερα ξενοδοχεία

  • Διαχείριση πληρωμών στα ξενοδοχέια και σε κάθε συνεργάτη ή προμηθευτή

  • Υπηρεσίες μεταφοράς των συνέδρων απο και προς τα αεροδρόμια

  • Οργάνωση εναέριων και θαλάσσιων μεταφορών

Σχεδιασμός και Διαχείριση Ελέυθερου χρόνου

  • Εκδρομές-Θεματικές επισκέψης-ξεναγήσεις ειδικού ενδιαφέροντος

  • Επίσημα δείπνα-Δεξιώσεις-Welcome coctail-Θεάματα-Ψυχαγωγία

  • Κοινωνικές εκδηλώσεις

Συνέδρια εν Πλώ

Πρόκειται για μια σχετικά νέα μορφή συνεδριακού τουρισμού-με μειωμένο κόστος διοργάνωσης σε σχέση με τα επίγεια συνέδρια-η οποία αφορά τη διοργάνωση εταιρικών και κλαδικών συνεδρίων σε πολυτελείς αίθουσες που διαθέτουν τα σύγχρονα κρουαζιερόπλοια.Με αυτό τον τρόπο το συνέδριο ή η εκδήλωση αποτελεί ταυτόχρονα ένα ταξίδι με εναλλαγή προορισμών και εικόνων για τους συμμετέχοντες.

Για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε μαζί μας.